ザ・プリンス パークタワー東京を始め全国各地のプリンスホテルを運営することで知られる株式会社プリンスホテル。西武グループの一員として他にも多くのレジャー施設を管理しており、その管理施設数は約120カ所にも及ぶという。今回お話を伺った宣伝企画チームでは、全施設のポスター、チラシ、パンフレット用写真を保管。それだけに写真の数も膨大で、ポジのみでの写真管理を行っていた時代は混乱が避けられなかったそうだ。

北は北海道から南は九州まで。全国で多くのレジャー施設を展開しているので、写真だけでも常時1,000点以上ものデータを管理している状態です。
今まではポジを棚に入れて管理するという、非常にアナログなシステムを取っていました。制作プロダクションから依頼される希望の写真を探し出すだけでもひと苦労。人的な負荷が大きかったものと記憶しています。

こう語るのは宣伝企画チームの課長補佐の松田成利氏。ActiveAssetsの導入を決めたのは、こんな背景を抱えつつ、当時“宣伝部事務所の移転”という決定的な転機に遭遇したことが大きかったという。

ポジを探すのが大変、くらいではActiveAssetsの導入まで至らなかったかもしれませんが、当時、宣伝部が原宿から所沢に移転になりまして。ポジの貸し出し依頼は各セールスセンターの営業から来る場合が多く、宣伝部が所沢に移ってしまったら配送の手間とコストが加わるな、と。

同じ事務所内で手渡ししていたポジを、事務所が離れることによって配送せねばならなくなってしまうという事実。急ぎの場合など対応しきれない可能性も浮上し「思い切ってデータで管理しよう」とActiveAssetsを導入したというわけだ。これを機に、長年続いた「ポジ管理」の風習が一変。プリンスホテルの歴史に、新たなワークフローが加わることとなった。

導入を決定してから実際に導入するまでは、システムを浸透させることに専念。社内用のオリジナルマニュアルを作り、ActiveAssetsの説明に尽力した。

まず社内会議でActiveAssetsの必要性を訴えました。新しいことは大概どこの会社もしたがらないものだと思うのですが、時間をかけてじっくり説明した結果、皆きっちり納得してくれましたね。画像がどこからでも閲覧でき、探す手間や配送のコストも省くことができる。おまけに操作が簡単とあって、最初は懐疑的だった社員も“いいんじゃないの、これ”と。

マニュアルを読まなくても使えるような、手軽な操作感。FTPのような複雑さは一切なく、インターネットが使える人なら誰でも操作できるという入りやすさは大きな魅力だったと松田氏は振り返る。
また、実際に導入してみての感想を伺うと、コストダウンはもちろん、予想していなかった二次的効果も生まれたと笑顔がこぼれる。

ポジのみを使っていた頃は、貸し出しの際のデュープ代が無視できる金額ではありませんでした。そこに人件費・配送代を含めると、現時点で約10%のコストダウンに繋がりました。さらに過去のデータが容易に閲覧可能になったことで、「こんな写真あったよね」と、写真の利用が活性化しています。以前は担当者の記憶に頼っていましたから。

ActiveAssetsにアップされた画像データは、カタログやパンフレットのみならず、様々な資料やWebサイトにも使われている。特にWebサイトでの使用は頻繁で、社内インターネットセンターのデザイナーはほぼ毎日ActiveAssetsにアクセスしているという活用ぶり。スピーディーな素材収集により浮いた時間で、よりクリエイティブな作業に集中できるようになった。
また、旅行会社・旅行代理店向けの営業用資料作りにもActiveAssetsは大活躍。貸し出しやスキャニングの手間がかかるポジではなかなか営業レベルの資料に使用するに至らなかったが、データで簡単に画像にアクセスできるとあって利用率はグンとアップ。具体的でわかりやすい資料を提供できるようになった。

我々のように多くの支店や営業所を持つ企業にとって、ActiveAssetsは実に有用なシステムです。データベースというと難しそうな印象ですが、実際はデータバンクと言った方が正確かも。多くの資料を手軽に一元管理でき、これによって本来の仕事に専念できる。
ActiveAssetsを導入して、業務レベルがかなり上がりましたね。

今後はより多くの社員、営業所にActiveAssetsを浸透させていき、さらに新しい使い方を模索していくという松田氏。ActiveAssetsがプリンスホテルにとって欠かせない重要なシステムとなる日は、そう遠くはなさそうだ。